A importância do Fundo de TI do IFSC

Caros colegas, em 2011 concebemos junto com a equipe da DTIC o Fundo de TI – Tecnologia da Informação e da Comunicação. Essa proposta foi apresentada ao Colégio de Dirigentes e teve a aceitação unânime dos Diretores. Diferente do que foi dito de forma inadvertida no lançamento do Sistema de Gestão Integrada (Vídeo disponível na TV IFSC), o Fundo de TI não foi uma proposição do Colégio de Dirigentes. Ele foi referendado no CODIR, mas sua gestação foi fruto de um diálogo permanente que tivemos com a equipe de TI. Só para se ter uma ideia do cenário, de maio de 2011 a novembro conseguimos agregar como servidores efetivos os colegas Jaime, Farlei, Vinícius, Vitor e Benoni. Essa ação, em conjunto com o Fundo de TI possibilitou uma condição melhor de trabalho na atual gestão.

A matéria a seguir foi publicada no Blog Diário do Reitor de  3 de novembro de 2011:

Fundo para Investimentos em Tecnologia da Informação

Prezados servidores e estudantes, na reunião do Colégio de Dirigentes de 31 de outubro tivemos como pontos de pauta: a avaliação de desempenho dos servidores, a prestação de contas 2011, o Planejamento 2012, a avaliação dos gastos do orçamento 2011 e a apresentação dos recursos em custeio e capital para 2012. Recursos complementares deverão ser solicitados por meio de Planos de Trabalhos específicos. Também estamos trabalhando para obtenção de emendas orçamentárias. Para 2012, apresentamos a necessidade de criação do fundo de investimentos em tecnologia da informação e comunicação por meio de rateio de 5% do custeio de todos os campi. Os recursos serão administrados pela Reitoria para investimentos em segurança e em contratação do desenvolvimento de alguns sistemas de TI. Um dos objetivos imediatos é a modernização do sistema acadêmico (migração do banco de dados via web, diário eletrônico etc) e da segurança dos dados do IF-SC. Entendemos que o Plano Diretor de TI deverá ser reavaliado nesse sentido. Os Diretores-Gerais solicitaram que seja transparente a definição de onde serão aplicados os recursos . Os campi ainda poderão investir em TI também com recursos próprios. Estamos contratando mais Analistas de Tecnologia da informação e da Comunicação (com perfil de desenvolvedores) no próximo concurso e fizemos a redistribuição de 2 novos profissionais nos últimos meses. Com o fundo de TI e com a contratação de novos profissionais estamos criando as condições necessárias de trabalho para que a DTIC possa atuar de forma efetiva para atender as necessidades dos 21 campi do IF-SC em todo o estado. Atualmente, aproximadamente 25 sistemas estão sendo geridos pela DTIC. Alguns já estão consolidados, mas demandam manutenção permanente enquanto outros estão em fase de concepção / implantação. Em 2008 eram apenas 3 sistemas integrados. Temos a compreensão de que temos que avançar mais na integração de todos os campi por meio de internet de alta velocidade e por meio de sistemas.Para isso temos que ter um quadro de profissionais capacitados e em quantidade suficiente para que cada sistema tenha, no mínimo, 2 profissionais preparados para qualquer eventualidade. Também no Plano Diretor de TI será possível definir quais serão os sistemas que continuarão a ser desenvolvidos internamente pela equipe da DTIC, quais os sistemas que poderão ser desenvolvidos em rede pelos analistas espalhados pelo estado, quais os sistemas que poderão ser adquiridos por meio de convênios com outras instituições * similares e quais serão os sistemas que serão desenvolvidos de forma terceirizada por meio de contratação via licitação. E principalmente, quais são as efetivas prioridades do IF-SC. Com os recursos aprovados, com novos profissionais, com reorganização das atividades de TI (concepção de trabalho em rede / SETICs) e com finalização da contratação de internet de alta velocidade para os campi ** temos a convicção de que estaremos dando um grande passo para que o IF-SC esteja sintonizado com o estado da arte da TI. Atenciosamente, Prof. Jesué Graciliano da Silva Reitor pro tempore do IF-SC * Há alguns anos o governo federal aprovou que todos os campi seriam conectados via fibra óptica. No entanto, a velocidade com que essa ação vem sendo implantada não está em sintonia com as necessidades do IF-SC. Por isso buscamos apoio da FAPESC e estamos também contratando serviços de internet de alta velocidade. Temos encontrado dificuldades porque cada região do estado tem uma condição diferente. Em algumas localidades há apenas uma operadora e em outras não há viabilidade de instalação. Estamos acompanhando de perto essa questão, que é estratégica para a implantação dos novos campi. A falta de internet de alta velocidade compromete a plena utilização dos sistemas integrados e a realização de videoconferências, por exemplo, o que dificulta o trabalho em rede. ** O MEC vem investindo há pelo menos 6 anos nos sistemas SIGA EPT = SIGA EDU + SIGA ADM. No entanto, as dificuldades encontradas na implantação dos módulos pelos institutos desenvolvedores e pelos institutos que estão fazendo a instalação piloto trouxeram atrasos para todos os institutos. A adesão ao SIGA dificulta a contratação de desenvolvimento externo. Praticamente todos estão vivendo as mesmas dificuldades. No CONIF temos debatido a questão. Ou o SIGA EPT atende as necessidades dentro dos prazos necessários ou os institutos deverão ser liberados para buscar soluções próprias. No entanto, compreendemos que cada instituto adquirir sistemas similares que poderiam ser desenvolvidos em rede não é a solução ideal.

Segue a publicação que fizemos no Fórum do IFSC em 14 de agosto de 2011.

Prezados servidores da DTIC, durante os últimos quase quatro anos venho investindo parte de meu tempo na gestão de TI. Quando iniciei minhas atividades como Diretor de Gestão do Conhecimento, em janeiro de 2008, a DTIC era um departamento pequeno, responsável apenas pelos sistemas acadêmico, webmail e manutenção do Sophia.
Em 2008 minha maior preocupação era que o ISAAC estava sob a responsabilidade apenas de um servidor (Lucas). Considerando que gestão do conhecimento está relacionada com compartilhamento e documentação de informações, procuramos aceitar o pedido do Renato da DGC para o Depto de TI. Conforme prevíamos o Lucas solicitou sua exoneração um ano depois. A ida do Renato para a DTIC foi fundamental.
Foram com os Seminários de TI (SETIC) que concebemos as diretrizes para o que vivemos hoje. Considerando a cultura de gestão do conhecimento esses seminários tornaram-se exemplo para todos os setores correlatos da Reitoria e os campi. Hoje é prática comum encontros de gestão de pessoas, de compras, de bibliotecárias etc.
Os encontros SETIC foram pioneiros. Em Janeiro de 2008 só tínhamos 6 campi. Araranguá foi inaugurado apenas em fevereiro de 2008. Observamos nos seminários a necessidade de atuarmos de forma articulada e de evitar a duplicação de esforços. Naquela oportunidade o Sistema de concursos e de ingresso estavam sendo iniciados. O Tauan já dava seus primeiros passos na DGP (com apoio da Silvana Ferreira, Santini e Luciana) para o que seria futuramente o Sistema de Gestão de Pessoas. Até meados de 2008 havia a promessa de que o SIGA ADM e o SIGA EDU (SIGA EPT) seriam implantados a curtíssimo prazo e resolveria problemas já graves com o protocolo, patrimônio, compras e outros. O MEC dizia que os sistemas integrados seriam a solução para a integração dos campi e havia a crença interna de que isso fosse possível. Mas em 2008 já havíamos aprendido que, mesmo com todos os sistemas implantados ainda teríamos dificuldades por conta da falta de internet de alta velocidade em todos os campi. A idéia de que os grandes sistemas seriam implantados a partir do SIGA EPT, levou a decisão de que a estrutura ideal da TI em todos os campi fosse igual à de Chapecó.  Durante as discussões no FÓRUM também houve debate sobre a posição da DTIC na estrutura da Reitoria. Havia um movimento nacional via FORTI (Fórum dos dirigentes de TI) para que a DTIC ficasse ligada direto ao Reitor para ser considerada estratégico. Defendi a estrutura atual porque compreendemos que o Reitor não teria nem tempo e nem conhecimento técnico para encaminhar as questões de TI. Defendi que considerar a DTIC como estratégica era ouvir a equipe de TI, investir financeiramente e incorporar novos servidores. Não adiantaria ligar a DTIC ao Reitor e não investir em TI.
Por conta da decisão de se estruturar os campi com analistas e técnicos e também pela falta de códigos de vagas em concursos não foi possível uma ação efetiva de revitalização do quadro da DTIC. Eduardo Beck atuou durante 6 anos buscando estruturar as bases para uma DTIC moderna. Com sua saída em fevereiro de 2010 houve a entrada de Marco como Diretor. Sua entrada coincide com a entrada de Tauan no início de 2010. Marco solicitou e negociamos a vinda de Igor e Tabajara em agosto de 2010. Para Tauan entrar tivemos que ceder um assistente para a DGP – o Francisco, que seria o assistente do Pró-reitor. No inicio de 2010 tomamos a importante decisão de desenvolver internamente os sistemas de TI prometidos sem resultados pelo SIGA EPT. Diversos sistemas começaram a ser desenvolvidos pela equipe. No entanto tivemos problemas com a saída de Igor (para Gaspar como professor) no inicio de 2011. Dentro da nova dimensão do IF-SC com seus quase 20 campi e compreendendo que a DTIC deve atuar estabelecendo diretrizes e orientando os profissionais de TI dos campi, bem como gerenciando os grandes sistemas integrados dentro dos mais altos padrões de segurança ficou evidente que a DTIC precisava ser fortalecida em número de servidores especializados tanto na área de sistemas, de redes e infra-estrutura. Luiz Fernando ingressou na única vaga de analista no ano de 2010. Conseguimos viabilizar a remoção do Jaime e conseguimos vagas para contratar 3 analistas de TI e 3 técnicos de TI. Informamos os Diretores que precisávamos concentrar analistas de TI na DTIC para o bem de toda instituição. Dentro dessas novas vagas já nomeamos o Vitor e agora o Humberto (haverá permuta com Vinicius de SJ). Estamos solicitando a redistribuição do Farlei do IFC. Sua vinda depende do aceite do Reitor do IF-C. Já enviamos ofício com um código de vaga para ele. A pro reitora Regina cedeu uma vaga de nível E para contratarmos outro analista de TI para desenvolvimento. Essa vaga irá para concurso junto com as 3 vagas para técnicos de TI. Também estamos mantendo o empréstimo de Benoni, que pertence ao campus Itajaí no quadro da DTIC. Sua situação deverá ser definida até o final de outubro. Definimos pela retenção no orçamento de 2012 de 50 mil de cada um dos 23 campi para investimentos em serviços de segurança e desenvolvimento de sistemas. Com isso teremos cerca de um milhão e duzentos para investir em TI em 2012.  Na última semana, analisamos as propostas encaminhadas de segurança (data storage ) e de migração do ISAAC via web. Temos condição de aprovação. Parte pode ser realizado com recursos de 2011 e com a retenção de recursos para 2012. Temos a visão de que com mais servidores, com novas funções, com recursos financeiros e com um planejamento transparente a DTIC terá condições de atender cada vez mais as expectativas e desafios do IF-SC com seus mais de 20 campi.

Na área de Sistemas podemos atuar de 3 formas paralelas: contratar desenvolvimento, desenvolver e ainda obter sistemas já prontos. Na área de redes temos que aumentar a redundância dos servidores. Na área de infra estrutura precisamos garantir que os campi mais antigos modernizem suas instalações. Precisamos orientar os campi mais antigos e evitar que os novos campi sejam concebidos com erros de projetos.  A questão da conexão em fibra óptica é o objetivo a ser perseguido para todos os campi. Faremos contato com FAPESC, com RNP e vamos contratar serviços de internet em alguns casos.

Esse é o contexto da DTIC atualmente. Podemos comemorar o sucesso do desenvolvimento dos sistemas: de concurso, de ingresso, de gestão de pessoas, de patrimônio, de protocolo, de compras, do PORTAL DO ALUNO, de assistência ao educando, avaliação de desempenho, da CPA, de planejamento, intranet, página de internet, moodle, wiki, fórum, portal de periódicos, reserva de carros, fórum mundial da EPT, almoxarifado.

Ainda precisamos investir no Sistema Acadêmico com a migração via web e com a articulação com a Coordenação de Gestão Acadêmica. Temos que garantir o bom funcionamento do Sophia. Estou solicitando agendamento do SETIC 2011. Antes da reunião poderemos realizar uma reunião menor apenas com os coordenadores de TI. A web conferência também pode ser utilizada para a preparação do SETIC. Para melhorar a comunicação e encontrarmos as melhores soluções para o futuro da DTIC estou propondo a reativação do FÓRUM para discussão das grandes questões de TI. O Fórum vai ao encontro da gestão do conhecimento, pois organiza as idéias, permite o compartilhamento de opiniões e gera transparência. Foi interessante acessar o FÓRUM e ler a riqueza de informações lá postadas.  Acredito no SETIC como fundamental para compartilharmos as boas práticas e encontrarmos soluções integradas em TI. Acredito no uso do FÓRUM como fundamental para preparação do SETIC. Acredito na capacitação dos quadros de TI como fundamental para o desenvolvimento do IF-SC.
Acredito no desenvolvimento colaborativo. Analistas de diversos campi desenvolvendo juntos é um sonho possível.
Com transparência vamos superar todas nossas dificuldades. Contem comigo para encaminhar soluções concretas, mesmo que em pouco espaço de tempo de gestão. Quando tiverem dúvidas, basta enviar um e-mail.
Atenciosamente,
Prof. Jesué Graciliano da Silva
Reitor pro tempore do IF-SC

Faltou dizer sobre nossa expectativa de que exista redundância da responsabilidades pelos sistemas.
O plano é: ou teremos dois servidores por sistemas ou teremos o desenvolvimento conjunto como forma de produção. Essa é uma decisão que precisa ser amadurecida no grupo.
Também temos que diferenciar a fase do desenvolvimento da fase de implantação e de manutenção de sistemas.
Cada uma dessas fases exige um tipo de atenção.  Tenho que destacar ainda que os sistemas projetados e desenhados previamente trouxeram resultados expressivos para o IF-SC. Algo que aprendemos nesse processo foi a importância do usuário acompanhar todos os passos do desenvolvimento, validando cada etapa do processo.
Tivemos alguns sistemas sendo desenvolvidos em paralelo aos trabalhos da DTIC. A questão é: se a DTIC conseguir atender as demandas da comunidade, isso deve ser evitado, pois gera retrabalho e não garante a continuidade.
Como exemplo, temos o sistema da CPA que foi desenvolvido pelo Vinicius de São José, o sistema de avaliação docente pelos discentes que foi desenvolvido inicialmente pelo Emerson de São José e o sistema de planejamento desenvolvido pelo Benoni.  Precisamos coordenar essas contribuições para que elas venham a somar ao trabalhos da DTIC. A DTIC Pode também orientar como desenvolver dentro das boas normas de segurança e dos requisitos minimos de projeto e documentação.  Por isso precisamos de mais analistas desenvolvedores e um planejamento efetivo sobre o que pode e o que não pode ser feito. Se temos clareza das prioridades, vamos saber o que precisamos desenvolver, comprar ou obter pronto de outras instituições. Um exemplo: nessa semana tratei do uso do sistema de Ouvidoria do servidor público, direto do portal do MPOG. Com isso evitamos de trazer mais essa demanda para a DTIC. A Auditoria também solicitou a instalação de um sistema local obtido de outra Auditoria.
Quando um coordenador ou Diretor traz uma nova demanda, precisamos abrir o cronograma e ser pragmáticos:
Se não podemos desenvolver no momento, podemos propor um prazo no cronograma futuro ou propor a aquisição. Nesse caso o requisitante deve ser orientado no procedimento a ser seguido. Normalmente ele não sabe o que fazer. Normalmente ele ainda não tem clareza completa sobre o processo que quer Informatizar e dos problemas que aparecem quando se faz isso. Normalmente a DTIC não domina o processo e por isso não pode desenvolver sozinha ou mesmo especificar para a licitação. Para se contratar o desenvolvimento é preciso justificativa legal por conta da ON 4. Por isso precisamos que a DTIC se comunique mais e que as pessoas conheçam as limitações de pessoal e como funciona o processo de Informatizar. É fácil uma Diretoria dizer que para seu trabalho tenha melhor desenvolvimento precisava de um sistema e que a DTIC não consegue desenvolver. Se ficasse claro que a DTIC é responsável por 20 sistemas ao mesmo tempo, sendo que alguns demandam manutenção permanente e outros estão ainda em fase de concepção e ainda tem que manter em segurança todos os bancos de dados do e-mails, contas, intranet etc ficará mais fácil perceber que todos devemos ser solidários ao trabalho da DTIC.
Se isso ficar claro é provável que o interessado por um novo sistema passe a valorizar mais o trabalho, reclamar menos e ainda ajudar na concepção do novo sistema. Muitas vezes basta uma busca no google para encontrar algo que pode ser útil provisoriamente para uso local. Precisamos receber as demandas e estimar prazos no cronograma.
O que as pessoas não sabem também é que temos poucos analistas e que nem todos são da área de desenvolvimento. Na mensagem postada anteriormente também esqueci de listar o sistema de atividades docentes, sistema de ponto via computador e sistema de relatório semanal / mensal de atividades que foram demandados por mim ao Benoni como forma de capacitação. Esses sistemas não puderam ser priorizados por conta do excesso de atividades da DTIC. Isso explica o desenvolvimento do sistema de manuais e processos pelo Cidral. Ele é coordenador de processos, mas tem conhecimento em PHP. O que precisa é evitar que por falta de comunicação não se aproveite a pró atividade de todos os que desejam contribuir para o bem do IF-SC. A DTIC pode orientar e estabelecer requisitos mínimos. A equipe da DTIC para o inicio de 2012 será composta de:
Diretor, Humberto, Luiz Fernando, Jaime, Vitor, Angeloni, Tauan, Renato, Santini, Charles, Vinicius e ainda:
3 técnicos em TI e 1 novo analista a ser concursado. Também contará com o Farlei, caso liberado pelo IF-C
Há também possibilidade da remoção do Benoni por interesse da administração e contração de Bolsistas.
Esse é o número ideal? Podemos avaliar dentro do PDTI e propor um processo gradativo de contratação.
Como é possivel observar, avançamos muito nesses últimos anos, graças ao empenho de cada servidor da DTIC e cada bolsista, Ao empenho do Beck e do Marco e da visão de que levar a DTIC a sério é não pensar em TI apenas quando ela pára por falta de energia ou de problemas de um servidor. A DTIC é estratégica para a consolidação do IF-SC com seus 24 campi. Pela mensagem do Tabajara, que hoje está em Gaspar, temos um longo caminho a percorrer. Os campi novos ainda carecem de internet de boa qualidade e sem internet não haverá sucesso em TI. Como os docentes prepararão suas aulas e os estudantes vão pesquisar? Como os TAEs poderão usar sistemas integrados se eles não rodam em baixa velocidade?

Esse é um desafio nacional de toda a expansão da EPT. Já registramos essa questão no CONIF.
Atenciosamente,
Prof. Jesue Graciliano da Silva

 

 

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